Praticamente todas as grandes organizações brasileiras já possuem no mínimo um sistema
de Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED e estão expandindo suas aplicações.
As tecnologias de GED estão servindo de alicerce para novos conceitos. Para tanto é
condição que estejam consolidadas. Hoje, pode-se afirmar que as tecnologias
de GED estão maduras. Algumas destas soluções já têm mais de 10 anos e, continuam a
amadurecer lentamente, pois acompanham a evolução das plataformas de hardware e
software.
O gerenciamento de documentos adquire agora mais importância com a perspectiva das
empresas utilizarem formas mais complexas de armazenar e dispor de informações, que não
aquela que simplesmente transpõe as informações do papel para meios eletrônicos.
Recursos multimídia, abordagem de orientação a objetos e as idéias dos bancos de dados
distribuídos, ganham força nas organizações. Isso tudo exige uma nova dinâmica na
condução de projetos de implantação da gerência de documentos.
Gerenciar e organizar os documentos que circulam por uma empresa não é tarefa fácil.
Mesmo pequenas empresas recebem grandes quantidades de correspondência de seus
clientes e fornecedores, além da documentação gerada dentro da própria organização, tais
como memorandos, cartas, requisições, documentação fiscal, etc., tornando difícil a tarefa
de armazenar, recuperar ou acompanhar o processamento do documento na organização.
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED é ao mesmo tempo : um método, um
sistema e uma tecnologia, para a conversão e processamento de documentos como
informação eletrônica digital. Essa ferramenta surgiu a partir da necessidade das empresas
em gerenciar a informação que se encontrava desestruturada visando facilitar o acesso ao
conhecimento explícito da corporação. O GED promove a automação do ciclo de vida dos documentos, provendo um repositório comum, o qual possibilita capturar, armazenar e indexar documentos de qualquer
formato/suporte físico (texto, imagens, páginas html, documentos escaneados, formatos
multimídia). Deve também assegurar a integridade e reutilização do documento e integração.
Na aquisição de sistema para gerenciamento de documentos alguns pontos devem ser
observados:
· Que formatos de documentos serão gerenciados: textos, imagens ou outros?
· Qual o volume de documentos?
· É necessária recuperação por pesquisa no texto completo?
· O produto é compatível com o ambiente operacional de hardware e software da
empresa?
· Quantos usuários terão acesso ao sistema?
· É importante a integração com workflow, ou apenas carga e recuperação são
suficientes?
· Que nível de segurança e controle de acesso são necessários?
· É necessário o controle de versão?
· O acesso via rede WAN é necessário?
· O fornecedor apresenta algum plano futuro de evolução do produto?
· Serão utilizados recursos de multimídia?
A correta especificação do produto deve levar em conta os planos de médio e longo prazos
da empresa, e não apenas uma visão do momento, pois os custos de mudança de produto
são, em geral, altos.
Aqui no Brasil, baseando-se pela política de grande parte das editoras, a questão promete não ser diferente ...
